El formato PDF es un estándar de facto, es universal, multiplataforma y existe un amplísimo parque de lectores instalados. Nos resultará complicado no hallar en cualquier computador el lector oficial y gratuito Adobe Reader o alguna alternativa que lo sustituya.

Este formato, propiedad de Adobe, se está convirtiendo en una pieza clave en dicha compañía. En un futuro es de esperar que todas sus aplicaciones de diseño lo usen como formato nativo.

Hace algun tiempo todos pudimos comprobar como un fichero PSD de Adobe Photoshop podía ser guardado en PDF sin perder una sola de sus características, permitiendo guardar su contenido cifrado, y añadiendo la posibilidad de ser visto e impreso en cualquier computador que dispusiera de Adobe Reader sin necesidad de disponer de una copia de Adobe Photoshop.

No vamos a hablar de las bondades del formato PDF ni de la versatilidad que supondría su uso como formato universal. Nuestra tarea es aclarar cuándo y cómo se debe usar dicho formato de publicación dentro de un sitio web.

Cuando colocamos archivos PDF en nuestras páginas debemos tener en cuenta que con ellos ha de aumentar nuestra utilidad.

Debemos hacer notar que que no es nada accesible colocar documentos en formatos, que aun siendo estándares de facto no son gratuitos, como Word, WordPerfect, Excel, etc. No es sensato pretender que para hacer uso de nuestros contenidos nuestros visitantes deban pagar una licencia de cada uno de esos programas, o cambiar de plataforma.

Con PDF no tendremos ese problema, debido a que el lector oficial, disponible para múltiples plataformas Adobe Reader, es gratuito y además existen multitud de alternativas a éste igualmente gratuitas y para las más variadas plataformas.

PDF es el formato adecuado para publicar cualquier tipo de documento al que queramos dotar de utilidades como: facilidad de impresión, de descarga y almacenamiento, de visualizarlos fuera de linea y en múltiples dispositivos, de distribución entre usuarios, conservación de una estructura paginada, etc.

Hemos de concienciarnos que de nada sirve colocar determinados contenidos que los usuarios demandan leer en línea en formato PDF. La navegación por ficheros de dicho formato a través de su lector arruina la usabilidad e incide negativamente en la accesibilidad de sus contenidos.

Es una buena idea que en documentos web susceptibles de ser guardados por nuestros visitantes ofrezcamos una alternativa en PDF para facilitarles su descarga. En este caso ofreceríamos nuestra información tanto en formato web como en PDF.

En otros casos, cuando la información que ofrecemos solo es útil de manera impresa o consideramos que la lectura en línea carece de sentido podemos ofrecer exclusivamente dicho contenido en formato PDF.

En ambas situaciones generamos utilidad ahorrando al usuario la incomodidad que supone guardar múltiples páginas de nuestra web usando la opcion correspondiente de su navegador. Nuestro usuario encontrara un util archivo paginado, de fácil distribución, bien maquetado y listo para su impresión.

En cualquier caso siempre es bueno que tenga en cuenta los siguientes consejos, que le ayudarán a integrar dichos ficheros en su web de manera exitosa:

- Siempre debe advertir a sus usuarios, con un texto explicativo o icono, que determinado enlace apunta a un fichero PDF. Les ahorrara el sobresalto que supone la aparición inesperada del lector Adobe Reader.

- Componga sus documentos para una versión de Adobe Reader inmediatamente inferior a la que se encuentra en el mercado.

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